Myynnin raportoinnin työkalu, intranet ja toiminnan käsikirja

Yhteistyöhankkeessa RD Velhon kanssa on kehitett myynnin raportointityökalu, asiakaspalautteiden kerääminen kuin toiminnan käsikirja yrityksen intranetiin.

Haaste

Myynnin raportointi vaati manuaalista työtä johdolta, minkä pohjalta lähdettiin ideoimaan mittaristoa ja “myynnin zemppaustyökalua”, ettei myyntiputken kannalta relevantti tieto karkaisi.  Myös asiakaspalautteiden saaminen ja yhdistäminen myynnin mittareihin oli keskeisenä tarpeena.

Lisäksi RD Velhon sisäinen viestintä, laadunvalvonta sekä työntekijöiden asianhallinta vaati räätälöityä työkalua kasvuyrityksen päivittäisten asioiden hoitoon.

Ratkaisu

Yhteistyön myötä kehitettiin

  • Myynnin raportoinnin ja asiakaspalautteiden keräämisen työkalu.
  • Intranet ja toimintaa ohjaava toiminnan käsikirja.

Tulokset

  • Myynnin mittariston kehittäminen ja siihen pohjautuva raportointi ilman manuaalista työtä.
  • Automoitu asiakaspalautteen keruu tuo läpinäkyvyyttä asiakkaiden tyytyväisyyteen.
  • Toiminnan käsikirja varmistaa, että laadunvalvonta ja sisäinen viestintä toimii.
  • Työntekijöiden jalkautus ja siihen liittyvien käytännön toimien toteutus tulee varmistetuksi.

Myynnin mittarointi osaksi toiminnan kehittämistä

Osana markkinoinnin ja myynnin analyyttistä kehittämistä myötä työn alle otettiin RD Velhon myynnin mittarointi ja asiakaspalautteiden automaattinen keräys. Kehitettiin siis eräänlainen myynnin “zemppaustyökalu” jolla data kiinnostavista aihepiireistä saadaan hyötykäyttöön.

Sen avulla nähdään, kenen kanssa myyjät ovat palaveeranneet, minkälaisia tarjouksia on tehty ja voidaan tehdä vertailuja siitä, miten myynnin tulos on kehittynyt suhteessa myyjien toimintaan.

“Työkalu haluttiin, sillä pelkkä asiakkuudenhallinnan järjestelmä ei sisällä samoja mittareita. Kun projekti päättyy, tai myyjä tapaa asiakkaan, järjestelmä lähettää automaattisesti asiakaspalautekyselyn tavatulle asiakkaalle. Näin myyntisuppilossa myynnin ja markkinoinnin mittaristoon on sidottu asiakastyytyväisyys ja nähdään suoraan sen vaikutus myyjän onnistumiseen”, Oddy Techin Pasi Lappalainen kuvaa työkalun toimintoja.  

Myös RD Velhon omille työntekijöille lähetetään perjantaisin viesti, jossa kysytään fiilikset ja kertoillaan yrityksen mittareista, kuten tavattujen asiakkaiden määrästä. Työkalu tähtää näin sekä henkilökunnan että asiakkaiden korkeaan tyytyväisyyteen ja tarjoaa yrityksen johdolle työkaluja tilanteen seuraamiseen.

Aiemmin toimitusjohtaja saattoi käyttää 2 tuntia aikaa myyjän mittareiden seurantaan, kuten sen tarkastamiseen, montako tarjousta tietty myyjä on tehnyt ja kuinka moni tarjouksista  meni läpi. Myynnin työkalun kehityksen myötä mittariston avulla tehdään johdon puolesta laskelma, joka tarjoaa relevantin tiedon automaattisesti .

Intranet ja toiminnan käsikirja

Osana kehitysprojektia kehitettiin myös intranet ja toiminnan käsikirja tehostamaan laadunhallintaa ja sisäisiä prosesseja. Samalla palvelulla hoidetaan myös reklamaatioiden ja palautteiden käsittely. Omien havaintojen vaikutusta pystyy seuraamaan, mikä kannustaa niiden jättämiseen.

Intranetiin kerätään asiakastarinoita, sitä käytetään palautekenavana ja myös sisäisten havaintojen tekemiseen. Hoidettava asia voi olla yksinkertainenkin; esimerkiksi jos pakkaushuoneesta loppuu teippi, asialle täytyy tehdä jotain.

Koska RD Velholla on paljon työntekijöitä eri toimipisteissä, toimiva viestinnän työkalu helpottaa sisäistä tiedonkulkua, ja vastuuhenkilöt löytyvät helposti.

Tärkeä osa toiminnan käsikirjaa on työhönotto- ja perehdyttämisprosessi, joka on toteutettu järjestelmän sisälle. Nopeasti kasvavissa organisaatioissa tulee paljon uusia henkilöitä töihin, mutta perehdyttämiseen käytettävä työmäärä kasvaa samalla suureksi.

Työntekijän aloittamiseen liittyy suuri määrä toimenpiteitä, joista täytyy huolehtia: avaimet, tilinumero, salasanat, eri tietojärjestelmiä, verkkolevyjä, sekä työvälineitä, kuten tietokoneita ja puhelimia. Työhönottoprosessin myötä näistä kaikista tulee merkintä muistilistaan, kun asiat on tehty. Kun uusi työntekijä perustetaan, järjestelmä lähettää automaattisesti oikeille toimijoille, kuten it- hallintoon ja palkanlaskentaan viestin, että toimenpiteet tulee tehdä.

Tämä “asiakkaan näköinen intra” syntyi räätälinä ohjelmistokehitystyönä PHP-kehityskielellä ja Lamp ympäristössä.