Laadunhallinnan ohjelmisto ja toimintakäsikirja

Mehiläisen omistama Familar Oy on johtava valtakunnallinen lasten ja perheiden terveys- ja sosiaalipalveluiden tuottaja. Yritys toimii yhteensä yli 50 toimipaikassa ja työllistää noin 1000 alan ammattilaista. Brave Digital toi kehityshankkeessa Familarin laadunhallinnan prosessit yhteen sovellukseen kuvaten toiminnan samalla ISO-sertifikaatin muotoon.  

Haaste

Tarpeena oli saada haltuun poikkeamatilanteet yrityksen toiminnassa ja päästä kiinni mahdollisiin ongelmatilanteisiin tehokkaasti. Samalla tavoitteena oli kuvata Familarin toiminta ISO-sertifikaatin muotoon.

Ratkaisu

Kehitysprojektissa toteutettiin ohjelmisto laadun ja dokumenttien hallintaan, sekä toiminnanohjaukseen. Hankkeessa syntynyt palvelu ylläpitää Familarin laatuprosesseja itseohjautuvasti. Myös poikkeamaraportointi, laatukäsikirja ja sen hyväksymisprosessi sisäänrakennettiin ohjelmistoon.

Tulokset

Noin 1000 Mehiläisen ja Familarin työntekijää 50 toimipisteessä käyttää sovellusta päivittäisessä työssään ylläpitäen laadunhallinnan prosessejaan ISO-sertifikaatin mukaisesti. Käytännössä ohjelmisto mahdollistaa prosessien poikkeamien tunnistamisen, mikä johtaa virheiden korjaamiseen ja korkeampaan laatuun toiminnassa. Samalla sovellus tukee arkirutiinien suorittamista ohjaten päivittäistä toimintaa, kuten huoltotehtäviä.


Mehiläisen omistama Familar Oy on perhesuojeluun erikoistunut terveys- ja sosiaalipalveluja tarjoava yritys, jolla on noin 1000 työntekijää, jotka työskentelevät noin 50 eri toimipisteessä. Julkiselle sektorille palveluita tuottavan yrityksen toimintaan sisältyy kuntouttavaa ja ennaltaehkäisevää perhetyötä, kuten lastenkoteja, sijaishuoltoa ja jälkihuoltoa, kuten perheiden kuntoutusta.

Oddy Tech toteutti laadunhallinnan kehityshankkeessa Familiarille digitaalisen toimintakäsikirjan, jolla seurataan sisäisten prosessien laatua ja ohjataan toimintaa.

Perustavoitteena hankkeelle oli myös kuvata toiminta ISO-sertifikaatin muotoon ja ylläpitää ISO-sertifikaatin laadunvalvontaan liittyvä toiminta ja seuranta yhden järjestelmän avulla. Koko Familarin henkilöstö käyttää järjestelmää päivittäisessä työssään.

Ohjelmiston keskeinen funktio on Familarin toiminnan käsikirjan dokumenttien hallinta ja niiden hyväksyttämis- ja versiohallinta. Dokumentit tulee päivittää kerran vuodessa, jolloin järjestelmä huolehtii siitä, että ne ovat ajan tasalla pyytäen päivitykset automaattisesti vuosittain. Käyttäjien muistuttaminen tapahtuu lähettämällä sähköposti vastuulliselle henkilölle, sekä järjestelmään lähtevän infoviestin avulla. Näin toimintakäsikirjan osa-aluevastaavat pidetään tietoisina dokumenttien päivittämisestä.  

Myös poikkeamaraportointi on olennainen osa laadunhallinnan prosessia. Järjestelmän myötä aina jos sisäisessä prosessissa tulee virhe tai prosessi poikkeaa normaalista työnkulusta, kirjataan poikkeama. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi laskusta tullutta reklamaatiota, potilaskuljetuksessa tapahtunutta rengasrikkoa tai tapaturmaa.

Poikkemien raportoinnin keskiössä on prosessien virheiden paikantaminen ja korjaaminen.

Näin ongelmia pystytään ennakoimaan ja ehkäisemään. Toteutunutta laatua seurataan omalla mittaristollaan.  

Järjestelmää hyödynnetään lisäksi Familarin arkirutiinien suorittamiseen ja työtehtävien hallintaan. Näin sovelluksella myös merkitään työntekijöille tehtäviä, jotka voi käydä kuittaamassa. Siten ohjelmisto toimii samalla myös yrityksen toiminnanohjausjärjestelmänä.

Järjestelmästä löytyy myös yrityksen käyttöomaisuuden dokumentit, kuten auto- ja talokirjat. Näin esimerkiksi kiinteistöille tehtävä huolto-ohjelma sisältyy kehitettyyn ohjelmistoon.

Teknisessä toteutuksessa hyödynnettiin avoimen lähdekoodin ohjelmistokehitystä, joka toteutettiin Php-kielellä LAMP ympäristössä.  

Sovelluksen käyttöönoton myötä Familarin toiminnan laatu on kasvanut merkittävästi päivittäisessä työssä ja laadunhallinnan prosessit on pystytty täyttämään ISO-sertifikaatin mukaisesti.