Organisaation sisäiseen käyttöön tarkoitetut Intranet -palvelut rakennetaan yleensä tukemaan tiettyjä prosesseja ja tarpeita. Vanha tapa suunnitella intranettiä on Share Point ja se että sosiaaliseksi intranetin tekee siihen liitetty jokin pikaviestintä palvelu kuten Yammer tai Slack.

Nykyaikainen intranet rakentuu samalla tavalla kuin loistava verkkopalvelu. Palvelun kannattaa toki sisältää perinteiset uutiset, infot, kuvat jne, mutta sinne kannattaa rakentaa laaja valikoima erilaisia palveluita. Kokonaisuudessaan kyseessä on erittäin arvokas sisäisen markkinoinnin- ja viestinnän kanava.

Intranet palvelu

Tyypillisiä ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia, joita intranettiin kannattaa sisällyttää:

  • Sisäisen viestintä
    • Pikaviestintä
    • Erilaiset materiaalit
  • Henkilöstöhallinnon käytänteet
    • Perehdytys
    • Koulutusmateriaalit
    • Lomakäytänteet
  • Eri toimintojen prosessikuvaukset
    • Myynti
    • Markkinointi
    • Tuotanto
    • Varasto
  • Hakupalvelu
    • Hyvä hakupalvelu takaa intranetin käytön
    • Ennakoivahaku tarjoaa eri aihealueita
    • Ei tarvitse ”tuntea” kansiologiikkaa
  • Tallennustila, kuten Google Drive
    • Yrityksen tiedoille
    • Myös henkilökohtaisille tiedoille
  • Office työkalut, co-creation tyylillä
    • Kalenteri
    • Dokumenttien muokkaus
    • Exel taulukkolaskenta
    • Sähköposti
  • Yrityksen mittaristot (BI)
    • Laadunvalvonta
    • Tavoitteet (KPI)
    • Raportointi
    • Asiakastyytyväisyys (NPS)
  • Sisältö
    • Uutiset
    • Tapahtumat
    • Kuvat ja videot

Kaikkien jo mainittujen toiminteiden lisäksi intranet kannattaa yhdistää rajapintoja käyttäen muihin yrityksen käyttämiin järjestelmiin, jolloin kaikki palvelut löytyvät aina yhdestä paikasta! Myös ulkoiset palvelut voidaan tuoda osaksi intranettiä, esimerkiksi toimialan tärkeimmät mediat ja niiden uutissisältö.

Käytettävyys

Palvelun tulee olla responsiivinen, eli toimia kaikilla päätelaitteilla. Lisäksi mobiilikäyttöä voidaan helpottaa tekemällä palvelusta oma aplikaationsa, jolloin se kulkee helposti puhelimessa mukana.

Intranet applikaationa

Millainen intranet oikeasti palvelee työntekijää?

Kun unohdetaan vanha ja kaikkien vihaama tiedostojen tallennus ajatus, ollaan jo askel kohti oikeaa suuntaa. Houkutteleva, selkeä, helppokäyttöinena riittävästi perustoimintoja tarjoava palvelu vakiinnuttaa sen henkilöstön pääasialliseksi asiointikanavaksi.