blogi usean järjestelmän loukussa

Usean järjestelmän loukussa. Kuulostaako tutulta?

Yritykset käyttävät eri toimintojensa helpottamiseen ja läpinäkyvyyteen ohjelmia/järjestelmiä. Jollain se on excel, mihin asiakastiedot on kerätty ja toisella se on jokin laskutusjärjestelmä. Monilla järjestelmiä on useita ja niitä käytetään liiketoiminnan eri vaiheissa.

Kun liiketoimintaa halutaan kehittää ollaan monesti mitettimässä mitä uusia järjestelmiä pitäisi ottaa käyttöön. Pitäisikö jostain hankalasta ohjelmasta luopua? Kuka voisi auttaa tässä järjestelmäviidakossa?

Tässä muutamia vinkkejä, joilla kannattaa lähteä solmuja purkamaan:

  • Kirjatkaa kaikki käyttämänne järjestelmät ylös.
  • Mitä toiminnetta varten mikäkin ohjelma on olemassa?
  • Ketkä kaikki käyttävät järjestelmiä?
  • Mitä ohjelmien pitää saada aikaan?
  • Millaiset asiat on nykytilanteessa hyviä ja mitkä hankalia?

Itse hahmotan järjestelmäviidakkoa parhaiten piirtämällä järjestelmät paperille ja järjestämällä ne loogiseen järjestykseen.

Hyvä tapa järjestää voisi olla teidän asiakkaiden näkökulmasta ajateltu logiikka:

  1. Markkinoinnin käyttämät ohjelmistot (ensimmäinen kohtaaminen teidän yrityksen kanssa)
  2. Myynnin käyttämät järjestelmät (mihin myynti kirjaa oman tekemisensä ja asiakkaiden hoitamisen)
  3. Tuotannon järjestelmät (kaupan synnyttyä tuotannolla alkaa työt ja he työskentelevät jokin ohjelmiston avulla)
  4. Laskutus (tuote on toimitettu ja asiakkaalle laitetaan lasku)

Tässä on neljä tyypillisintä esimerkkiä, joissa yritykset käyttävät eri järjestelmiä/ohjelmistoja. Useinkaan tieto eri järjestelmien välillä ei siirry automaattisesti, vaan jokainen täyttää oman vaiheensa tiedot omaan järjestelmäänsä.

Ensimmäinen vaihtoehto on aina uusia koko järjestelmäkenttä. Tämä on usein kuitenkin työlästä ja kallista. Toinen monesti järkevämpi vaihtoehto on yhdistää järjestelmiä rajapintojen avulla. Tässä tapauksessa järjestelmien välille rakennetaan integraatio (ohjelmisto), joka siirtää halutut tiedot ohjelmasta toiseen.

Integraatiolla saavutettavat hyödyt:

  1. Manuaalinen tiedonsiirto loppuu
  2. Inhimillisistä virheistä päästään eroon
  3. Ihmiset voivat tehdä mielekkäämpiä töitä
  4. Irrallisista ohjelmista voidaan rakentaa kokonaisuus
  5. Prosessien teho paranee merkittävästi

Voisiko tällaisesta suunnittelusta ja toteutuksesta olla hyötyä teidän yrityksessä?

AVAINSANAT: